PMP vs Prince2

Belang van project management
Bedrijven kunnen talloze vormen aannemen. Dat is normaal als je de grootte en variërende graad van complexiteit in achting neemt. Toch kunnen bedrijven in slechts drie hokjes worden gestopt als we hun organisatievorm bestempelen: functionele organisatie, matrixorganisatie of projectorganisatie. De organisatievorm wordt bepaald door de mate van betrokkenheid van project management in de organisatie. Dat is niet verrassend want voor veel organisaties zijn projecten hun levensader. Denk maar aan het bouwen van een nieuw flatgebouw, het organiseren van de Olympische Spelen, de lancering van een nieuw product of de ontwikkeling van een nieuwe film. Het zijn allemaal voorbeelden van projecten die geld in het laatje moeten brengen.

Maar wat is een project nu eindelijk? Een project is een tijdelijke samenwerking tussen verschillende entiteiten (departementen in een firma, maar ook verschillende firma's) om een uniek product, dienst of resultaat te creëren. Een project werkt met een (geschatte) start- en einddatum, heeft als doel om verandering teweeg te brengen en heeft last van onzekerheid. De startdatum van een project kan immers vast staan, maar niemand zal kunnen garanderen dat de voorziene einddatum wordt gerespecteerd. Dit zien we bijvoorbeeld maar al te vaak aan wegenwerken die langer duren dan de borden aankondigen.

De prins en de pooier
In de wereld van project management zijn er twee dominerende methodologieën: PMP en Prince2. De PMI (Project Management Institute) is een Amerikaanse non-profit organisatie die het gebruik van project management evangeliseert en richtte daarom in 1984 het PMP (Project Management Professional) certificaat op. Met dit certificaat kunnen project managers zich onderscheiden door aan te tonen dat ze de (theoretische) basis van project management onder de knie hebben. Prince2 is een generieke project management methodologie die door het Office of Government Commerce werd ontwikkeld en met succes werd gebruikt bij de Britse overheid.

Hoewel PMP en Prince2 op het eerste gezicht nagenoeg hetzelfde lijken, is er nochtans een grondig verschil tussen de twee. PMP gebruikt de PMBoK (Project Management Body of Knowledge), het boek met daarin al de terminologie, als een verzameling van best practices die de project manager kan gebruiken om sturing  te geven aan een project. Stricto sensu is PMP zelfs geen methodologie omdat het niet voorschrijft welke methoden je moet gebruiken. Dat staat in schril contrast met Prince2 dat over een rigoreus procesmodel beschikt dat voorschrijft hoe een project moet worden ingericht.

Certifiëren
Beide projectmethodologieën houden er dus een ander uitgangspunt op na en dat merk je ook aan de voorwaarden om te certifiëren. Om het PMP certificaat te behalen moet je aan een aantal voorwaarden voldoen: je moet minstens 3500 uren ervaring hebben in het leiden van projecten in alle projectdomeinen wanneer je over een bachelordiploma of hoger beschikt  (indien niet stijgt dit aantal naar 7500 uren) en je moet 35 uren les hebben gevolgd bij een door het PMI erkende instelling. Kandidaten die zich willen certifiëren worden soms gecontroleerd en moeten kunnen bewijzen dat de vermelde ervaring daadwerkelijk klopt. Het PMI heeft ook een ander certificaat, CAPM (Certified Associate Project Managemer), dat minder strenge voorwaarden hanteert: 1500 uren (algemene) ervaring en 23 uren les volgen bij een erkende instelling. Dit certificaat geniet echter veel minder aanzien en bekendheid dan PMP en verreweg de meeste kandidaten gaan onmiddellijk voor het PMP certificaat.

Prince2 werkt met verscheidene certificatieniveaus: Foundation, Practitioner en binnenkomt komt daar ook Professional bij. Om één van deze certificaten te behalen, moet je je niet voldoen aan bepaalde voorwaarden. Je hebt dus geen ervaring nodig als project manager en je moet ook geen les volgen bij een erkende instelling. Dit zorgt er voor dat met name Prince2 Foundation een geliefkoosd certificaat om te behalen is, omdat je door middel van zelfstudie alles kan leren. Toch volgen de meeste kandidaten een driedaagse cursus om alles te leren. Om het Practitionercertificaat te behalen moet je ook het Foundationcertificaat hebben behaald, maar moet je verder niet aan andere voorwaarden voldoen. Daardoor zijn de Prince2 Foundation- en Practitionercertificaten erg populair geworden, ook bij mensen die geen project manager zijn, waardoor de waarde van de beide certificaten wordt uitgehold. Daarom wordt er binnenkort een derde niveau opgericht: Prince2 Professional. Kandidaten worden gedurende twee dagen en één avond getest op hun praktische kennis van Prince2. In plaats van theoretische kennis, gaat het hier om hoe je Prince2 in de praktijk gebruikt zoals het schrijven van een communicatieplan of het maken van een product breakdown structure.    

Het Prince2 Foundationcertificaat blijft levenslang geldig, maar de certificaten voor PMP en Prince2 Practitioner blijven slechts een tijd geldig. Het PMP-certificaat blijft drie jaar geldig en om het te verlengen moet je durende deze periode 60 PDU's opbouwen. PDU is een afkorting van Professional Development Unit en zo'n PDU bewijst dat je een uur (of meer) hebt gespendeerd aan het uitbreiden of uitoefenen van kennis in project management. Er zijn verscheidene manieren om PDU's te behalen: het beroep van project manager uitoefenen, het bijwonen van meetings van regionale chapters, opleidingen volgen, webinars volgen, presentaties geven, enzovoort. Het Prince2 Practitionercertificaat blijft vijf jaar geldig en om dit te verlengen moet je tussen drie en vijf jaar na het behalen van je certificaat een vernieuwingsexamen leggen. Als je hierin slaagt, behoud je terug vijf jaar de status van registered practitioner.

Examinering
Er zijn een heleboel mensen met een Prince2 Foundationcertificaat en dat is geen toeval. De slagingspercentages voor het Foundationexamen liggen boven negentig procent. Dit komt omdat het Foundationexamen relatief eenvoudig is om op te lossen. Het één uur durende multiple choice examen bestaat uit 75 vragen en je moet de helft of meer scoren om te slagen in het examen. Het Practitionerexamen is een stuk pittiger. Het is weliswaar open boek, maar de manier van examineren is een stuk complexer. Vooral de reason-assertionvragen kunnen een fikse uitdaging bieden. Ook is het erg belangrijk om de tijd in het oog te houden, want de 2,5 uur die je krijgt, zal je zeker nodig hebben. Het slagingspercentage voor het Practitionerexamen ligt rond de 65 à 70 procent.

Het PMP-examen is net zoals het Prince2 Foundationexamen multiple choice, maar bevat veel meer leerstof. Voor het Prince2 Foundationexamen volstaat het om een tien tot vijftien uren te leren. Voor het PMP-examen mag je echter rekenen op een veelvoud van dit aantal: 150 tot 200 uur. Het examen zelf duurt ook een stuk langer: je krijgt vier uur om tweehonderd vragen op te lossen. Het slagingspercentage wordt niet meegedeeld door het PMI, maar ligt vermoedelijk in de buurt van 65 procent.

Prince2
De structuur van Prince2 bestaat uit zeven principes, zeven thema's en zeven processen.

De basisfundamenten van Prince2 zitten in de zeven principes, want die laten toe om Prince2 op een universele manier toe te passen op elk project. Deze zeven principes zijn:

1. Continued business justification;
2. Learn from experience;
3. Defined roles and responsibilities;
4. Manage by stages;
5. Manage by exception;
6. Focus on products;
7. Tailor to suit the project environment.

Deze zeven principes moeten continu worden toegepast, want anders wordt het project Prince2 in name only (PINO) en dit is de reden waarom talloze projecten zijn gefaald. De zeven thema's zijn aspecten in project management die constant aandacht vragen. Dit zijn dus met andere woorden de deelgebieden van een project. Prince2 identificeert zeven thema's:

1. Business case;
2. Organization;
3. Quality;
4. Plans;
5. Risk;
6. Change;
7. Progress.

Deze zeven thema's lopen als een rode draad door het procesmodel van Prince2. Neem bijvoorbeeld de business case. De business case is een document dat in grote lijnen samenvat waarom een project wordt opgestart en wat het einddoel is. Volgens het Prince2 procesmodel wordt op het einde van elke stage de vraag gesteld of dat het project nog moet worden verdergezet of niet. Dit wordt gedaan om te verifiëren of dat de oorspronkelijke doelstellingen die zijn samengevat in de business case zullen worden gerealiseerd door het project. Zo wordt een thema (de business case) gelinkt met een principe (continued business justification) en het procesmodel (manage stage boundary). 

Wat Prince2 echter verschillend maakt met PMP is het procesmodel dat een generieke aanpak beschrijft hoe je een project moet inrichten. Dit procesmodel bestaat andermaal uit zeven processen:

1. Starting up a project;
2. Initiating a project;
3. Directing a project;
4. Manage a stage boundary;
5. Controlling a stage;
6. Managing product delivery;
7. Closing a project.

Deze zeven processen beschrijven hoe een project wordt gestart tot het moment waarop het wordt afgesloten. De kracht van dit procesmodel is dat het universeel op elk type project kan worden toegepast, of het nu gaat om het organiseren van een festival tot het introduceren van een nieuw type vliegtuig. Dit model schrijft exact voor wat je moet doen en daarom wekt Prince2 de indruk op dat het nogal bureaucratisch is. Dat is gedeeltelijk waar, want het aantal deliverables en documenten dat tijdens een project wordt gegenereerd is best veel. Daarom hebben project managers soms de neiging om stappen over te slaan wat kan leiden tot falen van het project. 

Als antwoord hierop benadrukt Prince2 het principe van tailoring. Het is belangrijk dat een project wordt aangepast aan de projectomgeving. Een kleiner project kan bijvoorbeeld de processen starting up a project and initiating a project in één keer uitvoeren, deliverables zoals een risk register, daily log en issue log kunnen worden samengesmolten tot één daily log en de manier waarop hoe change requests worden behandeld kan informeler worden ingericht. Dit is tegelijk de kracht en uitdaging in het gebruik van Prince2 op de werkvloer. 

PMP

Waar Prince2 voornamelijk een Brits feestje is, is PMP vooral populair in de VS. Dat mag geen wonder zijn, want het PMI is namelijk een Amerikaans instituut. Aangezien ze in de VS tuk zijn op afkortingen, is het wellicht nuttig om de drie reeds gebruikte afkortingen toe te lichten:

• PMI: Project Management Institute. Dit is het instituut dat het beroep van project management uitdraagt naar de buitenwereld. Het PMI houdt zich bezig met het inrichten en beheren van verscheidene certificaten en het beren van standaarden gebruikt in de wereld van project management.
• PMP: Project Management Professional. Dit is één van de certificaten die worden ingericht door het PMI. Het is verreweg het meest populaire certificaat onder de paraplu van PMI en geniet vooral in de VS aanzien. Andere certificaten zoals CAPM, PgMP, PMI-RMP zijn een stuk minder populair. 
• PMBoK: Project Management Body of Knowledge. Dit is het handboek van het PMI voor project management en hierin worden de standaarden voor project management beschreven. Veel examenvragen uit het PMP-examen komen uit dit boek, maar het bevat niet alle leerstof. Zaken zoals bijvoorbeeld conflict management en leiderschapsstijlen komen niet aan bod in dit boek, terwijl het wel gekend moet zijn voor het PMP-examen. 

Het grote verschil met Prince2 is dat PMBoK geen processen voorschrijft, maar een verzameling is van best practices. Het is aan de project manager om alles te integreren in de projectomgeving. De indeling van de processen gebeurt net iets anders dan bij Prince2. PMBoK kent vijf process groups: 

1. Initiating process group;
2. Planning process group;
3. Executing process group;
4. Monitoring and controlling process group;
5. Closing process group.

Het verschil tussen de vijf process groups van PMBoK en de zeven processen van Prince2 is dat de eerste een richtlijn is. Het schrijft niet precies voor wat je moet doen, terwijl de zeven processen van Prince2 dat wel doen. Een ander verschil is dat de vijf process groups continu in een project worden gebruikt. De iniating a project process group wordt ook tijdens het project gebruikt, terwijl de iniating a project proces van Prince2 slechts eenmalig bij het begin van een project plaatsvindt. 

Daarnaast kent PMBoK ook negen knowledge areas:

1. Project integration management;
2. Project scope management;
3. Project time management;
4. Project cost management;
5. Project quality management;
6. Project human resources management;
7. Project communication management;
8. Project risk management;
9. Project procurement management. 

Als je de knowledge areas van PMBoK vergelijkt met de thema's van Prince2 zie je opvallend veel gelijkenissen. Ze hebben beide quality en risk gemeenschappelijk en ook tussen de andere factoren zijn er gelijkenissen te noteren. Zo is bijvoorbeeld het change thema van Prince2 verwoven in de project integration management knowledge area van PMBoK. PMBoK gaat echter wel verder dan de thema's van Prince2, want het handelt ook over human resources en procurement. 

Het grote verschil tussen de twee is de praktische kant van project management. Prince2 legt de nadruk op wat je moet doen tijdens een project, terwijl PMBoK een verzameling van tools en technieken biedt dat uitlegt hoe je bepaalde dingen uitvoert. Tijdens de verplichte PMP-opleiding zie je zaken zoals het berekenen van earned value, het maken van een time schedule, budgetteren van een project en het beheren van risico's. De aard van de PMP en Prince2 certificaten is totaal verschillend en daarom zijn ze ook perfect complementair aan elkaar. 

Verschillen en gelijkenissen

Maar wat zijn juist de sterke en zwakke punten van beide methodologieën? Hier volgt een overzicht dat een antwoord probeert te bieden op deze vraag:

Thema	Prince2	PMBoK
Organization	Alle rollen en verantwoordelijkheden zijn duidelijk gedefinieerd en er wordt een nadruk gelegd op management by exception. Dit wil zeggen dat elke leidinggevende rol een budget krijgt met bijhorende toleranties. Wanneer deze toleranties dreigen te worden overschreden moet naar de hogere in hiërachie worden gestapt (bijvoorbeeld de project manager stapt naar de executive)  waarop de laatste een beslissing neemt.	De rol van project sponsor en project manager worden besproken, maar men gaat niet verder in op de relatie tussen de twee. Het verschil tussen portfolio management en project management office wordt ook verduidelijk, waar Prince2 deze zaken nauwelijks of niet vermeldt.
Business case	De business case staat centraal bij het project en bij elke belangrijke mijlpaal wordt getoetst of de business case al dan niet nog steeds zakelijk gerechtvaardigd is. Prince2 gaat ervan uit dat de project manager uit de kant van business komt en stelt het belang van de business voorop.	De business case wordt vermeld als één van de redenen waarom een project kan worden opgestart, maar geniet verder geen bijzondere interesse bij PMBoK. PMBoK richt zich ook meer op het perspectief van de supplier en houdt geen rekening met de zakelijke rechtvaardiging van een project.
Quality	Prince2 integreert quality control, quality assurance en quality planning tot één geheel en schrijft voor hoe je kwaliteit moet beheren tijdens het project.	PMBoK legt de nadruk op tools en technieken die uit Six Sigma komen die je kan gebruiken om kwaliteit te meten.
Risk	Prince2 heeft voornamelijk de mosterd gehaald bij PMBoK en er zijn weinig verschillen op dit vlak tussen de twee methodologieën. Prince2 heeft het concept wel verbeterd door meer mogelijkheden te bieden op hoe je een risico kan beantwoorden.	Hier wordt op een uitegebreide manier uitgelegd uit hoe risico’s kunnen worden gepland, geïdentificeerd, gemeten en behandeld. De nadruk ligt andermaal op de technieken en tools die kunnen gebruikt worden bij deze processen.
Change	Net zoals bij risk is er niet veel verschil tussen de twee methodologieën op dit vlak. Prince2 biedt wel een duidelijk proces hoe je change behandelt.	Perform integrated change control is het belangrijkste proces bij PMBoK en legt uit hoe je change behandelt. De samenhang met andere processen is echter een stuk onduidelijker dan bij Prince2.
Progress	Door de duidelijke rolverdeling en het werken met toleranties is het eenvoudig om de progress te meten, op te volgen en actie te ondernemen wanner toleranties dreigen te worden overschreden. Er wordt echter weinig aandacht geschonken aan hoe je de progress juist meet.	PMBoK is heel erg duidelijk hoe je de de vooruitgang van scope, kosten en tijd kan meten,  maar spendeert dan weer minder aandacht aan hoe je met toleranties moet werken.
Plans	Dit is de vreemde eend in de bijt bij Prince2, want het kan bezwaarlijk een apart thema worden genoemd. Prince2 legt uit hoe je met een project, stage en team plan kan werken. Tevens wordt hier het principe van product-based planning uitgelegd.	Er wordt bij PMBoK geen bijzondere aandacht besteed aan planning, maar maakt het deel uit van scope management. De creatie van een project management plan en subplannen wordt op een duidelijke manier uitgelegd.
Procurement	Wordt niet behandeld door Prince2.	Wordt op een uitvoerige manier behandeld door PMBoK. Het nadeel is wel dat het procurementproces enkel wordt bekeken vanuit het perspectief van de partij dat een project outsourcet.
Human resources	Wordt niet behandeld door Prince2.	PMBoK behandelt onderwerpen zoals het organiseren van het project team, motiveren van personen, oplossen van conflicten en het geven van beoordelingen.

Zoals uit dit tabeloverzicht blijkt, bestaat de kracht van Prince2 erin dat het een duidelijk, gestructureerd proces aanbiedt hoe je een project kan inrichten. PMBoK is hierop complementair met een praktisch overzicht van tools en technieken. Toch zijn er een aantal gebieden waarop de ene methodologie beter scoort dan de andere. Prince2 scoort bijvoorbeeld goede punten op de duidelijke rollen en verantwoordelijkheden in de projectomgeving, hoe change requests moeten worden behandeld en de manier waarop hoe met risico's wordt omgegaan. PMBoK daarentegen biedt een meerwaarde bij het opvolgen en beheren van de zogenaamde triple constraint (time, scope en cost), legt uit hoe je kwaliteit kan meten en beheren en behandelt ook procurement en human resources waar Prince2 deze onderwerpen niet behandelt.

Conclusie
Het is dus moeilijk om te zeggen welke methodologie beter is dan de andere, aangezien beide complementair zijn en ze verschillende uitgangspunten hebben. Toch ben ik geneigd te zeggen dat het PMP-certificaat meer waar voor je geld biedt dan het Prince2 Practitionercertificaat. De leerstof voor het PMP-certificaat is een stuk uitgebreider dan dat voor het Prince2 Practitionercertificaat en biedt zowel een verzameling van tools en technieken als een framework voor het inrichten van een project. Prince2 richt zich voornamelijk op dat laatste en het mag gezegd worden dat het dit ook beter doet. PMBoK biedt ook een procesmodel voor het inrichten van een project, enkel is het niet zo volledig en duidelijk als dat van zijn naaste concurrent.